دانشجويان قبل از اينكه فرمهاي آمادگي دفاع را تكميل نمايند ابتدا با مراجعه به پورتال پايان نامه ها و وارد شدن در قسمت مشاهده پروپوزال و مشاهده نسخه چاپي آن از اخذ كد پايان نامه خود مطمئن گرديده و پس از ثبت كد در فرم ، بقيه مراحل تاييد را ادامه دهند.
دانشجويان پس از كامل شدن فرمهاي دفاع و تحويل آن به پژوهش دانشكده (حداقل يك هفته قبل از زمان دفاع ) مراحل پورتال خود را كنترل نموده تا توسط اساتيد تاييد و به مرحله مشاهده زمان دفاع برسد.